Be the change you want to see in the world.

– Mahatma Gandhi –

 

Je hebt je mega uitgesloofd. Een grote order, een grote klant. Nu de factuur uit doen. Een behoorlijk bedrag. Fijn voor je omzet!

De betaaltermijn die je hebt gesteld is 14 dagen. Er gaan 14 dagen voorbij. Je checkt jouw zakelijke rekening nog eens. Hmm, nog steeds geen betaling. Je wacht nog een paar dagen. Weer niks. Je begint je langzaamaan wat zorgen te maken.

Stel, je klant heeft niet betaald binnen de termijn die jij als ondernemer hanteert. Een veel voorkomende frustratie bij ondernemers. Ik krijg regelmatig vragen van klanten, hoe ze dan moeten handelen. Hoe lang wacht je bijvoorbeeld, voordat je jouw klant benadert? Je hebt het gevoel opdringerig te zijn als je te snel aan de telefoon klimt. Of hebberig te zijn.

Ik deel hieronder de stappen die je kunt zetten bij een zogenaamde wanbetaler.

Stap 1. Begin met het bellen van je klant

Niet altijd heb je te maken met een zogenaamde wanbetaler. Iemand kan het gewoonweg vergeten zijn, heeft de factuur niet ontvangen, of die kan zijn kwijtgeraakt.
Bel je klant dus in eerste instantie. Benoem vriendelijk dat de betaaltermijn inmiddels is verstreken. Vaak is dit persoonlijke contact al voldoende om de klant tot betaling aan te zetten. Dit doen maar weinig mensen, terwijl je op een snelle en prettige manier je doel kunt bereiken.

Stap 2. Stuur een eerste herinnering

Mocht stap 1 geen betaling opleveren of je krijgt geen contact, stuur dan een eerste herinnering.

Herinner je klant nog steeds vriendelijk aan de verlopen betaaltermijn en dat je de betaling graag tegemoet wilt zien. Je kunt zelf een termijn stellen waarbinnen jij wil dat de klant uiterlijk betaalt.

Stap 3. Stuur een tweede herinnering of aanmaning

Het verschil tussen een herinnering en aanmaning is dat de herinnering vriendelijker is. Bij een aanmaning maan je jouw klant wat steviger aan en geef je duidelijk aan dat je nu eindelijk de betaling wil ontvangen.

Bij de aanmaning stel je opnieuw een betaaltermijn, die je nu mag inkorten.

Stap 4. De ‘14-dagen-brief’

De zogenaamde ‘14-dagen-brief’ is een laatste sommatie, waarin je jouw klant nog een laatste keer de gelegenheid geeft te betalen. Eveneens waarschuw je dat bij geen voldoening, je de betaling uit handen zult geven aan bijvoorbeeld een jurist of incassobureau.
Je bent in deze brief verplicht aan te geven dat jouw klant bij het uitblijven van betaling, buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente bovenop de hoofdsom (jouw factuur) verschuldigd zal zijn. De hoogte hiervan moet je ook vermelden volgens de Staffel Buitengerechtelijke Incassokosten (BIK).

Tip: Een handige tool om incassokosten te berekenen is de incassocalculator via de rijksoverheid (www.schuldinfo.nl), of de website www.incassokostenberekenen.nl

Stap 5. Buitengerechtelijke incassoprocedure

Een jurist of incassobureau kan deze procedure voor je uitvoeren. Een goede jurist of incassobureau zal eerst het gesprek met de klant aangaan. Denk hierbij aan betalingsregelingen treffen of een compromis sluiten (als dit vanuit jouw oogpunt acceptabel is). Daarnaast zullen zij op een stevige en dwingende manier in brieven proberen de vordering te incasseren.

Tip: Wacht niet te lang met het inschakelen, want hoe sneller, hoe succesvoller. En schroom vooral niet om deze stap te zetten. De meeste ondernemers zijn bang de relatie met de klant op het spel te zetten. In deze fase mag je denken aan je eigenbelang. Vraag jezelf ook eens af of de betreffende klant wel jouw ideale klant is.

Stap 6. Conservatoir beslag

Leg via een advocaat en een gerechtsdeurwaarder conservatoir beslag op. Dat is een beslaglegging op (een deel van) het vermogen van jouw klant ter verzekering van de betaling van de onbetaalde vordering nog voordat de rechter uitspraak heeft gedaan over de juistheid van deze vordering.

Conservatoir beslag kan in principe worden gelegd op alles wat eigendom is van jouw klant. Denk aan onroerende zaken, waardevolle roerende zaken of banktegoeden.

Stap 7. Gerechtelijke incassoprocedure

De zaak wordt in deze stap voorgelegd aan de rechter. Als jouw vordering een maximum van € 25.000,- heeft, dan kun je met een jurist naar de kantonrechter stappen. Bij vorderingen hoger dan dit bedrag, is een advocaat verplicht. Zorg dat je alle voorgaande correspondentie hebt verzameld, inclusief verzendbewijzen.
Omdat dit een civiele zaak (privaatrechtelijke zaak, oftewel een zaak tussen twee personen of bedrijven) betreft, is hiervoor een dagvaarding nodig, die je moet laten betekenen door een gerechtsdeurwaarder.

Houd er rekening mee dat deze stap extra kosten met zich meebrengt, zoals de kosten van een jurist, gerechtsdeurwaarder, en de griffiekosten. Mocht de rechter jou in het gelijk stellen, dan kan hij ervoor kiezen jouw klant te veroordelen tot het betalen van (een deel van) de door jou gemaakte kosten, mist je dit hebt aangevoerd.

En betaalt je klant na de uitspraak alsnog niet vanzelf? Met het vonnis van de rechter kan de gerechtsdeurwaarder – als dat nodig is – executoriaal beslag leggen en jouw vordering veiligstellen. Executoriaal beslag is in tegenstelling tot het hierboven genoemde conservatoir beslag, beslag wat wordt gelegd NA de uitspraak van de rechter. Hiermee kan beslag worden gelegd op alles wat jouw klant bezit: van loon, bankrekening, spaarrekening tot een huis of een auto.

Tot slot

Onthoud in elk geval dat je niet opdringerig, hebberig of pusherig bent. Je hebt recht op betaling van je factuur. Er is een aantal manieren om wanbetalers te slim af te zijn. Wil je dat ook weten? Abonneer je dan vooral op mijn Legal & More E-zine!

Mocht je naar aanleiding van dit blog nog concreet vragen hebben? Schroom niet en mail me gerust op kim@hendriks-meesteradvies.nl